GoBD – was Händler jetzt wissen müssen

Die Digitalisierung kommt – das wissen wir mittlerweile alle. Doch während es ja bekanntlich zahlreiche Möglichkeiten gibt, freiwillig sein Geschäft zu digitalisieren, wird Ende des Jahres eines für alle verbindlich: Nämlich die Digitalisierung von Buchhaltung, geschäftlichen Aufzeichnungen und Unterlagen. Kurz: Die GoBD kommen. Seit einiger Zeit spukt die Abkürzung nun schon herum. Tatsächlich befinden wir uns seit 1. Januar 2016 bis einschließlich 31. Dezember 2016 in einer Übergangsphase, während welcher noch keine Konsequenzen entstehen, wenn Händler eine nicht-GoBD-konforme Kasse benutzen. Jeder, den es betrifft, sollte also mittlerweile davon gehört haben und anfangen, entsprechende Schritte einzuleiten.

Hinter dieser recht leicht zu merkenden Abkürzung versteckt sich der doch wesentlich kompliziertere Titel „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Okay. Soweit alles klar? Nicht wirklich. Denn während die meisten Händler bestimmt schon wissen, dass sie bis spätestens Ende 2016 eine neue oder upgedatete elektronische Kasse brauchen, ist vielen nicht unbedingt klar, warum und was überhaupt konkret auf sie zukommt. Denn da diese Grundsätze gesetzlich festgeschrieben wurden, sind sie natürlich auch entsprechend zu lesen – nämlich sehr kompliziert. Wir haben uns mit dem Dokument, das bereits im November 2014 vom Bundesministerium der Finanzen herausgegeben wurde, auseinandergesetzt und möchten euch in diesem Post verständlich klar machen, was das Inkrafttreten der GoBD für Händler bedeutet.

Was legen die GoBD genau fest?

Zum Einstieg haben wir diese Infografik erstellt, die auf einen Blick die wichtigsten Aspekte zusammenfasst:

GoDB Infografik

Händler müssen also alle Geschäftsdaten, d.h. alle Dokumente der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung elektronisch bereitstellen. Und zwar vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderlich. Welche Daten dies konkret betrifft?

GoBD Daten

© Weclapp, GoDB erklärt

Einzelaufzeichnungspflicht – Datensicherheit

Konkret bedeutet dies, dass z.B. jede Einnahme und jede Ausgabe einzeln erfasst und aufgezeichnet werden muss – und zwar täglich. Diese Aufzeichnungen muss man dazu für 10 Jahre aufbewahren. Während dieser Zeit müssen die Daten jederzeit verfügbar und abrufbar sein, man muss sie unverzüglich auslesen können und sie müssen (vom Finanzamt) maschinell ausgewertet werden können. Ihr braucht also eine elektronische Kasse, die all eure Daten erfasst und im richtigen Format für 10 Jahre speichert. Auch Unterlagen wie Geschäftsemails, Bedienungsanleitungen und Handbücher für die Kasse müssen in elektronischer Form zur Verfügung stehen.

Das Finanzamt muss jederzeit Zugriff auf die Daten haben können – z.B. mittels Datenträger oder direktem Datenzugriff. Hier bestehen Mitwirkungspflichten für den Unternehmer. Die Daten müssen, um von der Finanzbehörde ausgelesen werden zu können, im richtigen Format gespeichert werden. Rechnungen z.B. müssen im Format PDF/A-3 gespeichert und versendet werden. In der so gespeicherten Datei liegt dann ein Bild der Rechnung sowie Rechnungsdaten im XML-Format.

Unveränderbarkeit der Daten

Ein weiterer wichtiger Punkt des Dokuments ist die Unveränderbarkeit aller Daten. Dies bedeutet nicht, dass keine Änderungen an Daten möglich sind. Sondern, dass man jegliche Änderungen nachverfolgen können muss. Der ursprüngliche Inhalt muss jederzeit feststellbar sein, d.h. Daten dürfen nicht spurlos gelöscht, überschrieben oder ersetzt werden. So wird zum Beispiel die Löschung der Tagesumsätze durch Erstellen des sogenannten „Z-Reports“ ungültig. Denn dieser ausgedruckte Zettel, der die Daten des Tages gesammelt enthält, wird in Zukunft auch nicht mehr als gültige Aufzeichnung akzeptiert. Daten dürfen nicht mehr nur in Papierform aufbewahrt werden. Jegliche Papierbelege müssen eingescannt werden. Dann darf der Papierbeleg entsorgt werden – sicherheitshalber wäre es aber besser, ihn aufzubewahren.

Das Gesetz besagt, dass diese Unveränderbarkeit auf verschiedene Arten sichergestellt werden kann: durch Hardware (wie fälschungssichere Datenträger), Software (automatische Protokollierung, Löschmerker) oder durch die Erteilung von beschränkten Zugriffsberechtigungen. Auch dies muss die (neue) Kasse also können.

Wer ist betroffen?

Alle Unternehmer, die mit Hilfe von elektronischen Kassen Rechnungen und Kassenbons erzeugen, müssen bis spätestens Ende 2016 um- oder aufrüsten, auf Kassen, die alle Vorgaben erfüllen. Bei vielen Systemen wird oder wurde ein entsprechendes Software-Update bereitgestellt, welches Sie installieren müssen. Gibt es kein entsprechendes Update, müsst ihr euch nach einer neuen Kasse umschauen.

Welche Kassen(systeme) sind GoBD-konform?

Wir haben für euch recherchiert und einige nützliche Links zu GoBD-konformen Kassen gesammelt:

Es wird also Zeit, sich auf die Änderungen einzustellen und vorzubereiten – besser jetzt als später.

GoBD – was Händler jetzt wissen müssen
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